Proč skenovat hned
Papírová účtenka vybledne, faktura se ztratí a doklad v peněžence se k účetní nikdy nedostane. Nejjednodušší pravidlo zní: doklad zachyťte ve chvíli, kdy ho dostanete do ruky. K papírovému originálu se pak už nemusíte vracet.
Kancelářský skener k tomu nepotřebujete. Stačí telefon.
Nejjednodušší cesta: přímo v naší aplikaci
Jako klient autoUCETNI.AI nahrajete doklad rovnou v aplikaci:
- Otevřete Přijaté doklady a klikněte na Vyfotit / nahrát doklad.
- Na mobilu se otevře fotoaparát. Doklad vyfoťte, nebo vyberte hotové PDF či fotku.
- Doklad se nahraje. My ho zkontrolujeme a zaúčtujeme do 24 hodin v pracovní dny od doručení kompletních podkladů.
Výhody:
- Žádné odesílání e-mailem. Nic nepřeposíláte, doklad je v účetnictví hned.
- Žádné další aplikace. Nepotřebujete nic instalovat ani nastavovat.
- Archiv už máte. Nahraný doklad je uložený online a kdykoli k němu máte přístup.
Podrobněji: Jak nahrát doklad do účetnictví z mobilu.
Google Drive a OneDrive: vhodné, pokud si archiv děláte sami
Skenovat umí také mobilní aplikace OneDrive i Google Drive. Obě jsou zdarma a dokument uloží jako PDF. Hodí se zejména klientům, kteří si chtějí doklady archivovat sami u sebe v cloudu.
Postup je v obou aplikacích podobný:
- Otevřete aplikaci a zvolte funkci Skenovat (v nabídce pro přidání nového souboru nebo u ikony fotoaparátu).
- Namiřte telefon na doklad. Aplikace sama najde okraje a doklad vyrovná a ořízne.
- U více stránek přidejte další.
- Uložte jako PDF.
- Naskenovaný doklad odešlete účetní: nahrajte ho v naší aplikaci, nebo ho pošlete na sběrnou e-mailovou adresu.
Názvy tlačítek se mohou podle verze aplikace lišit, princip je ale stejný.
Archivaci za vás ale už děláme my. Každý doklad, který nám předáte, máte uložený online a máte k němu přístup 24/7. Vlastní archiv v cloudu proto není nutný. Dává smysl, pokud ho chcete mít pro sebe i jinde.
Tipy pro čitelný sken nebo fotku
- Světlo. Dobré rovnoměrné světlo, bez stínu telefonu přes doklad.
- Podklad. Doklad položte na tmavý nebo kontrastní povrch, ať se okraje poznají.
- Celý doklad. Včetně celkové částky a data.
- Rovně shora. Šikmý záběr se hůř čte.
- Jeden doklad, jeden soubor. U více stránek jedno PDF.
Co dál
Doporučujeme předat doklad rovnou účetní, ne ho jen uložit do složky. Ve složce by zase zůstal ležet. Celý postup, jak se k dokladům vůbec nemuset vracet, popisujeme v metodě OHIO.
Chcete mít účetnictví bez hledání dokladů? Vyžádejte si nezávaznou nabídku.
