OHIO je zkratka z anglického Only Handle It Once: s dokladem naložíte jen jednou, ve chvíli, kdy ho máte v ruce. Odešlete ho a už se k němu nemusíte vracet. Doklad se nehromadí v e-mailu, v šuplíku ani v kapsách bund, a účetní ho dostane včas.
Typický den podnikatele: faktura přijde e-mailem, vy si ji označíte hvězdičkou „že na to mrknu později“. Účtenka z obědu skončí v peněžence. Na konci měsíce pak doklady hledáte, přeposíláte a doplňujete. Každý z těchto kroků je zbytečný, a hlavně zdržuje účetnictví.
1. Faktury, které sami vystavujete Při odeslání faktury zákazníkovi nastavte odeslání kopie (nebo skryté kopie) rovnou na sběrnou e-mailovou adresu. Fakturu pak vůbec nemusíte řešit a archiv děláme za vás.
Pokud fakturujete v naší aplikaci, nemusíte nic. Faktura se do účetnictví předá automaticky už ve chvíli, kdy ji vystavíte. Nikam ji neposíláte, nepřeposíláte ani nepřipomínáte. Jak to funguje, popisujeme v článku Fakturace online: faktura na pár kliknutí a rovnou v účetnictví.
2. Opakující se faktury od dodavatelů Faktury, které vám pravidelně chodí e-mailem (telefon, energie, software), nastavte v e-mailu jako pravidlo pro automatické přeposílání na sběrnou adresu. Většina e-mailových programů, například Gmail nebo Outlook, to umí podle odesílatele.
3. Jednorázové faktury e-mailem Fakturu přepošlete na sběrnou adresu obratem, ve chvíli, kdy zprávu čtete. Doklad řešíte jednou a už nikdy.
4. Papírové faktury a účtenky Když doklad dostanete do ruky, hned ho naskenujte mobilem a odešlete na sběrnou adresu. Velmi praktický skener má například aplikace OneDrive. Papírový originál si ponecháte podle zákonných lhůt, ale už ho nemusíte nikam vozit ani posílat.
Sběrnou e-mailovou adresu dostanete od nás po zahájení spolupráce. Doporučujeme si ji uložit do kontaktů a nastavit pravidla přeposílání pro hlavní dodavatele. Zbytek je jen zvyk.
Chcete účetnictví, které vás nezdržuje? Napište nám pro nezávaznou nabídku. Zpracujeme doklady do 24 hodin v pracovní dny od doručení kompletních podkladů a výstupy máte online 24/7.